江苏信息职业技术学院会计档案管理办法（试行）

第一条 为加强学院会计档案管理工作，有效的保护和利用会计档案，根据财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)及其他相关规定，结合我院实际情况，制订本办法。

第二条 学院财务处负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档案室前)、查阅、协助销毁等工作。学院财务处内部须指定专人负责会计档案的日常管理，建立健全会计档案的内部控制制度。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料

（五）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第四条 学院每年形成的会计档案，应当由学院财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由学院财务处保管一年，期满之后，应当由财务处编制移交清册，移交学院综合档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条 学院保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经学院法人代表批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，复制手续由会计人员办理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第七条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表（《江苏信息职业技术学院会计档案保管期限表》）所列期限执行。

第八条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

（一）由学院综合档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）学院法人代表在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由学院综合档案室、财务处和审计处共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学院法人代表。

第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十条 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，保管期截止于该软件停止使用或有重大更改后五年；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

第十一条 应定期将会计电子数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

第十二条本办法由财务处负责解释，自印发之日起执行。

附件1：

江苏信息职业技术学院会计档案保管期限表