2013年7月1日上午，财务处、后资处与电信系共同召开“教育经费管理年”宣传活动暨经费管理工作研讨会。会议由任建伟副院长主持，俞处负责相关政策的宣讲和答疑，薛处做资产管理方面的补充。
会议的首项议程是宣传国家对教育经费管理的最新要求，帮助系部整理经费管理中存在的热点问题，提出规范管理的具体措施如下：
（财务部分）
1、所有科研经费都要编制预算，纵向课题要根据预算规定的比例报销各项经费。
2、防止挪用科研经费设置“小金库”。
3、在科研项目中发放劳务费要有预算和发放标准，防止假借他人名义套取科研经费，校外人员的兼课金、专家咨询费要代扣代缴个税。
4、规范科研项目公用经费支出，防止利用虚假发票套取科研经费，停止在教科研、福利经费中采购报销购物卡、电话卡、购书卡等预付费消费卡，杜绝在科研经费中列支个人消费、旅游、娱乐等无关支出。
5、加强物资采购管理，无论横向、纵向课题，1000元以上的物资采购必须按流程审批。
6、严格执行预算进度，合理安排支出，防止年底突击花钱。
7、因部分教职工对相关财务制度不够了解，财务处将通过多种渠道配合院系进行宣传。
8、职能部门和院系加强沟通联系，进一步修订科研经费管理制度。
9、获得横向课题收入前必须先向财务处提供相关合同文本、对方企业的纳税人识别号，以技术服务、技术咨询或技术开发的名义向对方开具正规发票。
10、对陌生单位汇来的无附言款项和以现金直接缴存学院账户的对外合作收入，财务处无法根据银行进账单判断款项内容，系部也无人认领导致收入长期挂账。对此，财务处网站首页新增了“款项认领”专栏，请系部加强与合作单位的联络并关注网站信息，及时来财务处认领款项和开票。
11、对省示范性专业建设、人才机制体制建设等国家专项经费，应组织中期验收考核，合理安排经费支出，加快经费效益转化。
12、发放学生经费时请系部预先核对发放表中的学生卡号和姓名，防止错填他人信息导致发放失败。发放教职工经费前请制表人自行登陆学院一点通办公系统的“常用表格”专栏下载最新的全院工号后制作发放表，防止因工号、姓名不符或姓名同音不同字导致发放失败。
13、在学生活动经费中报销宣传品、办公用品、奖励品等应提供活动方案和采购清单等资料作为附件。
14、办理个人借款要附借款依据。
15、发票原件等原始报销凭证不得涂改，不合规的原始凭证不予报销。
16、进一步宣传学生网银自助缴费和银行卡托收，提高学生收费工作的效率。
17、规范考证培训项目的收费审批流程，每年3、10月统一办理新增考证培训项目的收费标准物价备案，系部应在规定的时间内做好前期准备工作。
18、学生退费必须提供原始交费收据，由学工处核准退费项目及金额后由院领导审批，再由财务处直接打卡退费。
19、财务处、学工处和系部要多加强工作联动，确保经济困难学生既能上缴部分学费又能保障基本的生活开支。
20、请系部加强考证项目的圈存结账审核工作，及时核对学生圈存交费信息，以防学生因圈存失败而无法报名。
（资产部分）
1、资产管理工作与经费管理相辅相成，良好的资产管理有利于院系盘活资产存量，提高教科研管理质量。后资处要求各系做好资产清查、固定资产评估和报废资产台账的管理工作。
2、加强实验实训室建设论证和中期验收工作，防止重复建设造成经费浪费。加强暑期建设检查，确保在开学前所有实验室能正常使用。
3、做好暑期学生宿舍维修工作。
随后，电信工程系就关心的经费管理事项与财务处和后资处进行了热烈探讨。以下是议题节选：
问：向外聘人员发放的薪酬是否要缴纳个税？
答：学院要按标准代扣代缴个税，税款直接从发放的薪酬中扣除。外聘人员薪酬包括专家咨询费。
问：有研发加工业务的科研项目购入的原材料和设备在产品销售前是否要办理固定资产入账手续？
答：应分别考虑，用于产品生产加工、经组装变为产品销售的大批原材料和设备不视为固定资产，直接计入产品成本；为辅助研发、生产而购入的可重复使用的电脑、车床等设备属于固定资产，应办理固定资产采购审批、入账手续。凡项目合同规定了采购物资的性质和用途的，按合同条款判断是否为固定资产。
问：有部分课题，如软件开发项目，大部分经费支出为编程设计人员的劳务费，这类软课题应如何处理？
答：课题劳务费按规定比例发放，咨询费按标准发放，同时提供工作量证明作为支出附件。
问：如何保障院系的资产设备得到及时维修？
答：学院的资产维修经费由后资处统一扎口管理，因报修的部门较多，每年底维修项目容易积压，可能出现经费不足的情况。院系需要做好资产的日常管理，摸清资产的损坏情况，及时向后资处报修，以确保维修经费的有序投入。
问：体制机制建设经费如何使用？
答：须按立项任务书的内容编制预算明细，正常开展师资队伍培训等软硬件建设工作。
目前，财务处正协同相关职能部门在广泛听取系部意见的基础上抓紧修订新的教科研和实验实训室经费管理制度，编制课题经费预算申报表样，做好预算执行情况的分析和监督，广泛宣传动员“教育经费管理年”活动，向规范化、精细化、科学化的经费管理目标不断迈进。
