2013年7月3日上午，财务处和审计处与物联网系、艺术系共同召开“教育经费管理年”宣传活动暨经费管理工作研讨会。会议由任建伟副院长主持，俞处负责相关政策的宣讲和答疑。
会议的首项议程是宣传国家对教育经费管理的最新要求。根据上级财政部门召开的历次会议精神，国家正不断加大教育经费的投入、管理和检查工作，国家审计署将在明年抽选部分省内高校进行教育经费管理使用情况专项审计，目前教育经费审计的高风险区主要集中在科研经费和资产管理方面。开展“教育经费管理年”活动需要做好以下工作：
1、所有科研经费都要按学院相关的经费管理制度编制预算，履行从院系到相关职能部门的逐级审批流程。编制科研预算应坚持科学谨慎的原则，调整预算须经党委会审议，以确保科研预算的刚性和严肃性。
2、横向课题中若有通过第三方以“协助费用”的名义抽逃科研经费的行为均属于“小金库”范畴，对于确实存在三方合作的，应共同签订三方合作协议，明确各方在课题中的责任和义务。
3、科研项目的劳务费、专家咨询费须在规定的预算范围内有序列支，原始发票要与科研项目相关。报销劳务费、专家咨询费应附工作量说明或项目组织方案。
4、规范科研项目公用经费支出，防止利用虚假发票套取科研经费，停止在教科研、福利经费中采购报销汽油卡、购物卡、电话卡、购书卡等预付费消费卡，杜绝在科研经费中列支个人消费、旅游、娱乐等无关支出。
5、加强物资采购管理，1000元以上的物资采购必须按流程审批。无论横、纵向课题，科研经费只要汇入学院即属于国家财政资金，须按相关经费管理制度规范使用，不得随意套取。
6、科研项目购入的原材料和设备，用于产品生产加工或组装成产品销售的大批原材料和设备（由对方单位出具加盖公章的情况说明）不视为固定资产，直接计入研发成本；为辅助研发、生产而购入的可重复使用的电脑、车床等设备属于固定资产，应办理固定资产采购审批、入账手续等。凡项目合同规定了采购物资的性质和用途的，按合同条款判断是否为固定资产。
7、横向课题合同中约定了经费使用范围的按合同执行，未约定经费用途的应结合学院科研经费管理办法编制预算送相关职能部门审核通过后按预算明细有序执行。
8、横向课题收入必须开具税务发票。应向财务处提供的资料有：①双方单位签章的正式合同文本；②对方单位的纳税人识别号；③在财务处填写发票开票申请。可选开票项目有：技术服务、技术咨询、技术开发等。应交税金为增值税、城建税和教育费附加之和（增值税：开票金额/1.03*3%，城建税：应交增值税*7%，教育费附加：应交增值税*5%）。
9、对各系部合作方汇来的无附言款项和以现金直接缴存学院账户的对外合作收入，财务处无法判断款项内容、系部也无人前来认领的，财务处在网站首页新开辟了“款项认领”专栏，请系部加强与合作单位的联络并关注网站信息，及时来财务处认领款项和开票。
10、财务处将在每季度开展科研预算执行情况分析，提高科研项目经费的预算执行率。
11、对省示范性专业建设等专项经费，应根据项目任务书合理编制预算明细和经费使用方案，组织中期验收考核，合理安排经费支出，加快经费效益转化。
12、实验实训室建设经费应统筹使用，不仅仅用于购买仪器设备，相关的配套设施也要包含在内。
13、发放学生经费时请系部预先核对发放表中的学生卡号和姓名，防止错填他人信息导致发放失败。发放教职工经费前请制表人自行登陆学院一点通办公系统的“常用表格”专栏下载最新的全院工号后制作发放表，防止因工号、姓名不符或姓名同音不同字导致发放失败。
14、在学生活动经费中报销宣传品、办公用品、奖励品等应提供活动方案和采购清单等资料作为附件。
15、办理个人借款要附借款依据（招生和考证鉴定费借款除外）。不得借款购买预付费消费卡。
16、发票原件等原始报销凭证不得涂改，发票金额有涂改的必须退回重开，不合规的原始凭证不予报销。
17、通过宣传鼓励学生通过银行卡托收或网银自助缴费，提高学生收费工作的效率。网银自助缴费全免手续费且可以跨行转账，银行卡托收须做好自动扣款交费的解释和特困生暂缓扣款工作。学生自行更换了同饭卡绑定的银行卡的，应及时提醒他们来财务处重新绑定，以免圈存失败。
18、规范考证培训项目的收费审批流程，每年3、10月统一办理新增考证培训项目的收费标准物价备案，系部应在规定的时间内做好前期准备工作。
19、外聘人员必须按标准代扣代缴个人所得税，同时提供他们的身份证号码用于纳税申报。税款直接从发放的薪酬中扣除。
随后，物联网系和艺术系就关心的经费管理事项与财务处和审计处进行了热烈探讨。以下是议题节选：
问：院系上报的科研经费预算按需申报，经学院统筹后可能存在不足而影响科研工作的正常开展，是否有解决办法？
答：编制科研预算时应通盘考虑，优先投入重要的科研项目。对经费不足的项目调整原有计划，分期分阶段执行。
问：目前创收收入按3:7的比例分配到院系的发展/福利经费中，福利经费与收入分配挂钩，能否适当提高福利经费的分配比例以提高教师工作的积极性？
答：发展经费也可适当用于师资培训等软件工作或弥补年终收入分配缺口，提高教师的积极性。
问：院系专接本培训项目如何与城市学院划分责任重心和分成比例？
答：学院相关政策正在制定中。
问：专业群建设经费如何使用，学院能否下发正式文件规范用途？
答：根据目前学院教学管理的实际情况，需各系按任务书编制详细的预算明细并经审批。一些敏感经费报销需附实施方案。
问：专业建设经费来年是否清零？
答：省财政厅明年将对拨入的专业建设经费进行专项审计，专业建设经费执行效率低下将被收回或影响后续经费的申请，请各院系加快建设。
问：人才体制机制建设经费能否更多地用于硬件设施建设？
答：需调整原预算，报党委会审批后遵照执行。
目前，财务处正协同相关职能部门在广泛听取系部意见的基础上抓紧修订新的教科研和实验实训室经费管理制度，做好预算执行情况的分析和监督，广泛宣传动员“教育经费管理年”活动，深入各部门做好各项服务工作。
