江苏信息职业技术学院会计档案管理办法（修订）

关于印发《江苏信息职业技术学院

会计档案管理办法（修订）》的通知

苏信院财〔2018〕4号

各部门：

现将《江苏信息职业技术学院会计档案管理办法（修订）》印发给你们，请认真组织学习，做好贯彻落实工作。

江苏信息职业技术学院

2018年9月25日

江苏信息职业技术学院会计档案管理办法

（修订）

第一章 总则

第一条为加强会计档案管理, 有效保护和利用会计档案,健全会计档案内控机制，根据中华人民共和国财政部、国家档案局令79号《会计档案管理办法》，结合学校实际，修订本办法。

第二条本办法适用于我校财务会计档案管理。

第三条会计档案由财务处和学校档案馆共同管理，财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。学校档案馆负责会计档案移交后的保管、利用、鉴定和销毁等工作。

第二章 会计档案的范围

第四条本办法所指会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告（含年度预算、决算）。

（四）电子档案类：电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料及会计电算化系统中的所有系统软件、会计软件程序及存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料。

（五）其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第三章 会计档案整理、立卷、归档

第五条财务处应按照归档要求，指定专人负责会计档案材料的整理、装订、立卷、归档，编制会计档案保管清册。

（一）每月业务终了后的各类凭证，应在下个月20日前建档立卷，编制档案保管清册。

（二）各类会计帐簿、财务报告等资料，应在每年年终结帐后建档立卷，编制档案保管清册。

（三）会计电算化账务系统，应每日、每月对数据进行备份；每年年终对该年度每月备份数据进行刻盘归档。

（四）基本建设项目建设期间形成的会计档案，应在办理项目竣工决算后的一个月内建档立卷，编制档案保管清册。

（五）会计档案归档要求

1．各主办会计对每月凭证进行整理，做到凭证号连续，凭证附件齐全，每张凭证出纳章、稽核章和会计主管印章齐全。

2．指定专人对整理好的凭证装订成册，做到每册厚薄基本均匀、整齐美观，并在封面注明日期、凭证起讫号、凭证张数、附件张数、目录号、案卷号、保管年限，加盖装订人、会计主管印章。

3．将装订好的凭证装入会计档案盒，进行立卷归档，在档案盒封面注明日期、册数、凭证起讫号、凭证张数、目录号、案卷号，加盖立卷人、会计主管印章，并编制会计档案保管清册，交档案管理员存放于财务档案室。

4．每年年终，各会计应打印该年度会计账簿、财务报表，整理成册、编制目录、附账簿启用表，并在封面注明年度、账册内容、册数；装订人对附件齐全的账册进行装订并盖章；档案管理员将装订好的账册装入会计档案盒中归档，注明内容及目录号，并编制会计档案保管清册，存放于财务档案室。

5．编制档案保管清册时，应列明保管期限、机构号、序号、归档部门、题名、日期、件数、页数等。

第四章 会计档案的保管及移交

第六条会计档案在会计年度终了后暂由财务档案室保管一年。期满之后，财务处移交学校档案馆统一保管。

第七条学校财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第八条基本建设项目建设期间形成的会计档案暂由财务处保管，待项目完成竣工决算和决算审计、办理资产移交手续后，由财务处将档案移交学校档案馆保管。

第九条办理移交手续时，财务处应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案目录号、应保管期限、已保管期限等内容。交接完毕后，交接双方经办人和负责人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十条移交学校档案馆保管的会计档案，应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十一条会计系统软件要定期维护，确保数据安全；系统服务器应存放在环境良好的空间，远离磁场，以防消磁丢失数据，定期对数据进行双备份并做好记录；贮存的光盘介质，光盘的保护膜应完好无损，每张光盘应附有硬质护壳，防止盘面因磨损、刮擦而不可读取。

第十二条财务处设立兼职档案管理员，负责移交档案馆前的会计档案的日常管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第十三条在财务处设立会计档案库房，存放移交档案馆前的会计档案。会计档案库房要做好防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐工作。

第五章 会计档案的借阅、利用

第十四条实行档案利用登记审批制度。利用档案时，档案管理员全程参与，相关资料的复制由档案管理员完成。

（一）因工作需要，经财务处负责人同意，学校会计人员可查阅会计档案。

（二）学校其他人员需查阅会计档案的，须经学校分管财务校领导批准,完成财务档案查阅申请流程后查阅。

（三）校外人员需查阅会计档案的，应出具所在单位开具的介绍信及相关有效证件，并经学校院长批准。

（四）会计档案原则上不得复制、拍摄（包括审计过程中的拍摄）。如有特殊需要，按档案查阅的审批程序，经校领导批准后，由档案管理员提供相关材料的复制等。

（五）学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,需经院长审批。会计档案借用部门应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

（六）档案利用者应当严格执行法律法规的保密规定。查询、利用所获得的信息不得对外泄漏或散布。任何人不得在会计档案上标画、涂改、拆封和抽换。

第六章 会计档案的保管期限

第十五条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

第十六条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

江苏信息职业技术学院会计档案保管期限

第七章 会计档案的销毁

第十七条学校档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。由学校负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、审计处负责人、会计管理机构经办人进行审查并在会计档案销毁清册上签署意见。

第十八条学校档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

第八章 附则

第二十条本办法由财务处负责解释。

第二十一条本办法自发文之日起施行。原《江苏信息职业技术学院会计档案管理办法（试行）》（苏信院财〔2014〕3号）废止。

抄送：校领导

江苏信息职业技术学院办公室 2018年9月25日印发