各部门:
为进一步规范我院人事档案材料收集、归档工作,不断充实完善教职工人事档案内容,为人事管理和档案利用提供全面、真实、准确的档案信息,根据中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》(中组发〔2009〕12号)文件精神,结合学院实际,现将学院人事档案归档材料收集事宜通知如下:
一、归档范围
(一)组织、统战相关材料:由组织人事处负责收集
1.报告个人有关事项的材料:处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
2.考察、考核、鉴定材料:干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;挂职锻炼等考核材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
3.培训材料:为期两个月以上的处级干部培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
4.党组织建设工作中形成的材料:中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退党、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;自传材料。
5.任免材料:干部任免审批表及相应考察材料。
6.党代会,人代会,政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料:县处级以上会议委员当选通知或证明材料,委员简历;代表登记表等。
7.政审材料:政审意见书等材料。
8.辞职、罢免等材料:干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料,责令辞职的决定,对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料。
9.干部加入或退出民主党派形成的相关材料。
(二)人事相关材料:由组织人事处负责收集
1.履历材料:干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2.考核、鉴定材料:年度考核登记表;见习期考核鉴定表等材料。
3.学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表;入学考试各科成绩表;研究生推免生登记表;专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表;授予学位的材料,党校学历证明;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
4.职业(任职)资格材料:教师资格认定申请表。
5.评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表。
6.反映科研学术水平的材料:被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料。
7.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间等材料:个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。
8.调动、军人转业(复员)安置、退(离)休材料:干部调动审批材料;军人转业(复员)审批表;退(离)休审批表等材料。
9.工资、待遇材料:新增人员工资审批表、转正定级审批表,工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表,工资停发(恢复)通知单;享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料。
10.出国(境)材料:因公出国(境)审批表。
11.其他材料:毕业生就业报到证(派遣证),人事争议仲裁裁决书(调解书)等有参考价值的材料。
(三)纪检、监察、审计相关材料:由纪委(监察处、审计处)负责收集
1.涉纪涉法材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分等。
2.审计材料:处级干部离任经济责任审计结果报告。
(四)工会相关材料:由离退休工作处(工会)负责收集
1.健康检查和处理工伤事故材料:工伤致残诊断书,确定致残等级的材料。
2.治丧材料:生平,非正常死亡调查报告等材料。
(五)其他相关材料:由材料形成部门负责收集
1.表彰奖励等材料:院级(《江苏信息职业技术学院教职工荣誉体系暂行规定》(苏信院〔2012〕10号)认定的荣誉)及县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表;撤销奖励的有关材料等。
2.其他具有参考价值的材料。
二、相关要求
(一)收集要求
1.建立健全收集归档工作制度。各部门需确定分管干部人事档案工作负责人,并确定负责干部人事档案的兼职档案员,落实人事档案归档具体工作。
2.严把人事档案材料“入口关”。材料形成部门对收集的人事档案材料应严格审查,防止不符合归档要求的材料进入档案。
3.人事档案材料归档应及时、准确。材料形成部门须在材料形成之日起一个月内,按要求送交组织人事处归档并履行移交手续,以保证干部档案的完整性。
(二)归档要求
1.必须是办理完毕的正式文件材料。
2.材料必须对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备,写名承办单位或个人署名及时间。
3.归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的可由组织注明。
4.档案材料的载体使用16开型或国际标准A4型的公文用纸,材料左边应当留有20-25毫米装订边,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝水笔和复写纸书写。
三、时间安排
1.凡2011年12月31日以前在各部门形成或个人取得的,且未及时归档的人事档案材料,由各部门统一收齐,并编制归档材料收集清单(见附件),于2012年6月15日前将归档材料及收集清单交组织人事处(420室);暂无归档材料的部门,也需填报材料收集清单,在备注栏内注明无相关归档材料。
2.2012年1月1日以后形成的人事档案材料由各部门负责,按照相关要求及时办理收集及移交手续。